Автоматизация отчетов в Google Analytics

В этой статье мы расскажем, какие бывают типы отчетов и почему их важно автоматизировать. Также наглядно покажем, как настроить автоматическое обновление отчетов в Google Analytics и как своевременно получать уведомления про критические изменения KPI, важных для вашего бизнеса.

• Почему важно автоматизировать работу с отчетами
• Какими бывают отчеты: нерегулярные, регулярные и динамические
• Как оптимизировать работу с отчетами Google Analytics
• Регулярная отправка стандартных и специальных отчетов на email
• Настройка автоматических оповещений на email
  

Ваши отчеты по ключевым показателям — как та ложка, которая дорога к обеду. С течением времени ценность решения, принимаемого на основе данных, падает. Поэтому, чем быстрее вы отреагируете на вызовы, которые стоят перед бизнесом, тем выше будет ценность вашего решения.

Самый простой и удобной способ оптимизировать работу с данными — это автоматизировать ваши отчеты и настроить регулярные оповещения на email. Так вы сможете оперативно обновлять данные в отчетах и отслеживать важные изменения в показателях.

Потратив на настройку уведомлений несколько минут, вы сэкономите время на другие важные задачи. Ведь вам больше не нужно будет регулярно открывать Google Analytics или другую систему и копаться в отчетах. А самое главное, не нужно будет держать все в голове — необходимые данные в нужное время будут приходить вам на почту :)

Все отчеты можно условно разделить на регулярные, нерегулярные и динамические.

Отчеты, которые необходимо смотреть время от времени, чтобы:

• Получить ответ на внезапно возникший вопрос. Например, когда руководитель попросил вас предоставить данные по конверсиям и трафику определенного сегмента или сравнить показатели текущего периода с предыдущим и т.д.
• Найти причину проблемы и комплексно исследовать вопрос. Например, узнать, почему в прошлом месяце просел показатель конверсии по мобильным устройствам, чем вызван рост CPA по платным источникам и т.д.
• Найти неочевидную взаимосвязь или инсайты на основе имеющихся данных. К примеру, узнать, как изменения в настройках рекламных кампаний повлияли на KPI сайта.

Отчеты, которые вам необходимо мониторить ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Они показывают срез по ключевым показателям сайта, динамику по KPI и т. д. Как правило, имеют стандартную структуру. Такие отчеты особенно важно автоматизировать, чтобы не тратить время на одну и ту же работу.

Эти отчеты используют, когда не нужен постоянный мониторинг, но важно знать о критических изменениях ключевых показателей, чтобы вовремя отреагировать.

Прежде чем переходить к настройкам, поговорим немного о преимуществах и возможностях Google Analytics:

• Это самая популярная, простая во внедрении и удобная в использовании систем аналитики.
• Множество доступных по умолчанию отчетов. Уже на следующий день после установки счетчика на сайт вам доступны базовые отчеты, в которых можно посмотреть статистику и динамику по ключевым показателям.
• Широкие возможности кастомизации отчетов под индивидуальные потребности бизнеса. Если вам не хватает каких-то данных, вы можете добавить свои метрики и смотреть статистику по ним.
• Много сопутствующих инструментов для визуализации, расширенного анализа и дополнительного сбора данных. Measurement Protocol, который позволяет отправлять информацию в GA из любой точки касания, включая офлайн. Сервис OWOX BI Pipeline, который помогает загружать в GA рекламные расходы. Функция Data Import и т.д.
  

Если вы только начинаете использовать Google Analytics, спешим вас обрадовать — в системе есть возможность регулярно отправлять стандартные и пользовательские отчеты на указанный email.

Чтобы настроить автоматическую рассылку, зайдите в любой нужный вам отчет и нажмите кнопку «Открыть доступ» в правом верхнем углу.

В открывшемся окне заполните все пустые поля:

• Укажите список email, на которые будут отправляться отчеты.
• Придумайте тему письма.
• Выберите формат, в котором хотите получать отчет: PDF, CSV или Excel.
• Задайте периодичность отправки отчета. Доступны такие варианты: разово, каждый день, каждую неделю (с указанием конкретного дня), каждый месяц (с указанием числа) либо раз в квартал.
• В дополнительных настройках выберите период действия рассылки, то есть срок, в течение которого вы хотите получать письма. По умолчанию рассылки настраиваются на полгода.
• Не забудьте указать текст письма. Даже если вам не нужно это поле, его нужно заполнить, иначе система выдаст ошибку.
• Нажмите «Отправить».

После этого ваши рассылки будут сохраняться в настройках представления на вкладке «Плановая рассылка»:

Здесь вы можете продлить период действия рассылки, внести изменения в ее настройки или удалить.

Также вы можете отправлять на почту кастомные отчеты и сводки (дашборды). Для этого откройте нужный дашборд, нажмите кнопку «Эл. почта» в левом верхнем углу и заполните поля, как описано выше. Единственное отличие — для дашборда доступен только PDF формат.

Иногда нет нужды регулярно мониторить динамику по показателям, но важно знать о критических изменениях, которые произошли в тех или иных KPI. На этот случай в Google Analytics есть автоматические оповещения на email. Чтобы их запустить, на зайдите в настройки представления на панели администратора, выберите пункт «Специальные оповещения» и нажмите «+Новое оповещение»:

В открывшемся окне задайте условия для отправки писем вам на почту. К примеру, это может быть резкое увеличение либо падение трафика, сессий, конверсий и т.д. Выбираете период для сравнения показателей. К примеру, сессии за вчера упали на 20% по сравнению с тем же днем на предыдущей неделе. Нажмите «Сохранить оповещение».

Готово! Теперь, если описанный вами сценарий произойдет в реальности, вы получите об этом письмо и сможете вовремя предпринять меры.

Примечание: для каждого пользователя число запланированных отчетов, отправляемых по электронной почте, не может превышать 400 в рамках одного представления.

P.S. Раз уж вы решили оптимизировать работу с отчетами, то почему бы не настроить автоматический импорт рекламных расходов в Google Analytics с помощью OWOX BI, чтобы каждый раз не делать этого вручную :) Тем более, что у OWOX BI есть бесплатный пробный период, после которого вы сможете бесплатно же использовать импорт из одного рекламного сервиса.